Los avances en robótica, inteligencia artificial y machine learning están abriendo el camino hacia una era de automatización a medida en que las máquinas nos permiten mejorar la productividad de nuestras empresas. Esto se debe a que la automatización de actividades permite reducir errores, mejorar la calidad y la velocidad en ciertos procesos y, en algunos casos, puede conseguir resultados que van más allá de la capacidad humana.
La automatización de procesos ayuda a potenciar las operaciones, a mejorar las experiencias de los clientes y a controlar los costes.
Por esta razón, cada vez más empresas la implementan dentro de sus actividades. Según el informe Un Futuro que Funciona: Automatización, Empleo y Productividad de Mckinsey, cerca del 60% de todas las profesiones están integradas por actividades automatizables que representan un 30% de su total. De hecho, este mismo informe afirma que el crecimiento de la productividad a nivel mundial puede ir de un 0,8% a un 1,4% gracias a la automatización. Pero, ¿en qué consiste realmente la automatización dentro de las empresas?
¿Qué es la automatización de las empresas?
La automatización del trabajo se refiere a la capacidad de ofrecer una mejor experiencia de una manera más rápida y según las necesidades de cada empresa. Ocurre cuando una empresa utiliza tecnología para completar tareas manuales que pueden ser más lentas, costosas y frustrantes. De esta manera, el objetivo de las empresas con la automatización debería estar enfocado en combinar los procesos automatizados y manuales para fomentar el crecimiento y liberar a las personas para que se enfoquen en otras tareas que no pueden ser automatizadas.
Todas las empresas tienen tareas que van desde simples y repetitivas a complejas y únicas. Es aquí donde la automatización juega un papel importante ya que se puede aplicar en casi todo tipo de trabajo. En este sentido, la automatización del trabajo es muy útil para diferentes departamentos, ya que son muchas las tareas que se pueden automatizar. Por ejemplo, se puede automatizar el servicio al cliente con los chatbots o la gestión de contratos de ventas y seguimiento de facturas. Es por esta razón, que te contamos cuáles son las automatizaciones esenciales que deberías aplicar dentro de tu pyme para transformarla en una empresa digital.
Automatizaciones esenciales que puedes implementar en tu empresa:
Gestión de proyectos
Con la automatización es posible digitalizar los flujos de trabajo y automatizar la parte logística de varios proyectos de manera simultánea. Por ejemplo, existen herramientas de administración de tareas que permiten saber quién está haciendo qué y cuándo debe hacerlo. Así, cuando un empleado acaba con una tarea, el sistema lanza una notificación de forma automática a la siguiente persona dentro del flujo de trabajo. Por consiguiente, esta persona podrá comenzar a trabajar la parte que le corresponde.
Servicio al cliente
Este departamento es uno de los que poseen mayores oportunidades de automatización de procesos, ya que esta tecnología permite crear respuestas automáticas a correos electrónicos o chats cuando se detectan ciertas palabras clave. Además, también es posible crear respuestas automáticas en redes sociales que respondan a una lista de preguntas frecuentes. Asimismo, otro caso de automatización puede ser la clasificación o asignación de tickets de soporte al departamento o miembro del equipo adecuado.
Aprobaciones
Existen softwares de automatización que activan los procesos de aprobación para pedidos de cualquier tipo. Esto facilita la administración de solicitudes que llegan cada día permitiendo enviar notificaciones a cada colaborador para que aprueben la solicitud.
Incorporaciones
Con ciertas herramientas de automatización no es necesario que el departamento de Recursos Humanos gestione documentos que deben firmarse o completarse de forma manual. Esto se debe a que al automatizar estos procesos estas solicitudes se pueden hacer en línea y a su vez, se puede llevar un control de qué se ha completado y qué no.
Ventas
Una tarea fundamental para el departamento de ventas es la creación y seguimiento de facturas. Estas tareas se pueden automatizar permitiendo ahorrar tiempo y posibles tasas de error. En este sentido, se puede mejorar la precisión y aceleración en cada proceso de venta.
Aunque son muchas las tareas que se pueden automatizar en los procesos de una pyme siempre serán necesarias las habilidades interpersonales, la creatividad y los conocimientos de las personas. Sin embargo, la automatización de tareas te permitirá impulsar la transformación digital de tu empresa ayudándola a ser más flexible y competitiva.
