Pat González, consultora en Organización Ágil y Zen Coach de la empresa La Sastrería del Tiempo: “Las personas más productivas son las que dedican tiempo a planificar cada día”
En el día a día profesional a menudo surgen cuestiones que impiden llevar a cabo las tareas de manera eficiente: esas largas reuniones que roban tanto tiempo y de las que además no se extraen resultados beneficiosos, las dudas que surgen a la hora de decidir qué es lo prioritario y lo urgente, los conflictos que pueden surgir entre los empleados o la falta de coordinación pueden ser algunos de los elementos que hacen entorpecer la productividad de la empresa.
¿Cómo priorizar las tareas en el día a día?
En las empresas hay tareas repetitivas, urgentes, prioritarias e imprevistos, y en ocasiones los profesionales desconocen metodologías y formas de organización a través de las cuales pueden desarrollar las tareas de manera más eficaz.
En palabras de Pat González, consultora en Organización Ágil y Zen Coach de la empresa La Sastrería del Tiempo, “para la organización del día a día, se debe tener una visión general de los procesos, proyectos o tareas que son nuestra responsabilidad. Una vez que tengamos esto claro, se deben desglosar los objetivos específicos con sus correspondientes límites temporales. Otra cuestión que debemos tener en cuenta es que todo puesto de trabajo conlleva una serie de tareas repetitivas que se deben convertir en rutinas y estar bloqueadas en la agenda y, por otro lado, existen aquellas acciones de Alto Rendimiento, que son las tareas que se convierten en ingresos o beneficios para la empresa. Una vez tengamos esta estructura en mente, planificar es mucho más sencillo”.
Otro de los dilemas con el que se encuentran los profesionales en el día a día es saber distinguir entre aquellas tareas que son urgentes y aquellas que son importantes. Según González, “lo urgente y lo importante va a depender del margen de maniobra que cada persona tenga en la empresa y de los objetivos orientados a resultados que tenga asignados. Para tomar buenas decisiones es necesario tener en cuenta cuatro factores clave: tiempo, dinero, posición y contexto. Desarrollar estos cuatro factores es algo que se debe hacer de forma personalizada”.
¿Cómo organizar reuniones efectivas de alto rendimiento?
Las reuniones son otro de los elementos que roba tiempo, sobre todo si la reunión no ha servido para poder extraer conclusiones de valor: “cuando las reuniones suponen un problema y quitan tiempo es porque están mal planteadas desde la base. Suele haber una tendencia a querer quedar bien con todo el mundo y, por ello, se convoca a personas que no deberían estar en las reuniones para evitar herir susceptibilidades. Cuando se plantea una reunión con las personas justas y necesarias, todo se simplifica. Para que esto sea posible, tienen que partir desde la gerencia instrucciones claras y concisas sobre cómo se va a proceder y cómo se va a divulgar la información a quienes deban gestionarla” indica González.
¿Cómo solucionar los conflictos en la empresa?
Los conflictos también forman parte de aquellos elementos que entorpecen la productividad de la empresa, ya que pueden generar mal ambiente y, como consecuencia de ello, falta de coordinación y comunicación entre los empleados: “los conflictos surgen por diferencias de caracteres y de personalidad y por distintos criterios a la hora de enfocar un mismo problema. Los conflictos se deben abordar de una forma correcta y es entonces cuando surgen temas que estaban ocultos, como viejas rencillas interdepartamentales, luchas internas por ascender a un puesto de trabajo, malas prácticas empresariales, etc. El abanico de causas es muy amplio. Para poder solucionar el conflicto, es necesario tener un protocolo de gestión de conflictos que permita aclarar la situación, entender las perspectivas y buscar soluciones sin entrar a descalificar a las personas que intervienen en él” apunta González.
¿Cuáles son los beneficios de una buena organización?
Una adecuada organización en la empresa puede ayudar a los empleados a no llevarse los problemas laborales a casa, optimizando su calidad de vida. Según González, “es necesario entender que además de nuestra vida profesional, también existe nuestra vida personal y todo tiene que tener su espacio en la agenda. Para poder conciliar la vida laboral con la personal, es necesario conocer las técnicas y herramientas adecuadas en organización ágil y saber convertirlas en planes de acción prácticos y personalizados con una mentalidad enfocada en el presente. Las personas más productivas son las que dedican tiempo a planificar cada día”.
Si deseas más información, se tratarán todas estas cuestiones en la jornada ‘Simplifica tu vida profesional’ organizada con La Sastrería del Tiempo (22/02/23).
