Cada vez es más habitual que apuntemos nuestras reuniones, eventos o fechas importantes en el calendario del móvil, desechando las libretas en papel, ya que el móvil es algo que siempre llevamos encima. Pero, ¿cómo podemos sacarle todo el provecho a la app de calendario y cuáles son las mejores soluciones existentes?
¿Cómo podemos organizar el calendario?
Las aplicaciones de calendario son una de las mejores soluciones para ser más eficientes en nuestro día a día, ya que en un vistazo rápido podemos ver todas las tareas pendientes, además de todas las facilidades que ofrecen para poder modificar, eliminar o añadir eventos o tareas. La app de calendario perfecta es aquella que permite recordarte fechas importantes, crear alarmas, apuntar citas y compartir eventos, ya sea con clientes o con otros miembros del equipo.
Por otro lado, tenemos tantas tareas a lo largo del día, que puede ser que se mezclen fechas, reuniones y eventos del ámbito profesional con nuestra vida personal. Asimismo, los expertos aseguran que es necesario establecer categorías y asignar a cada categoría un color diferente. De esa forma, podemos relacionar de manera rápida cada color con las diferentes categorías establecidas según las necesidades de cada uno: deporte, citas médicas, extraescolares, reuniones, eventos, etc.
Muchas aplicaciones de calendario permiten insertar información, fotos, archivos, enlaces e incluso la ubicación de los eventos. Esto puede servirnos de gran ayuda, ya que cuando la información se encuentra centralizada nos es más fácil encontrarla. Si, por ejemplo, tenemos que acudir a un evento con una invitación, podemos adjuntar la invitación, el enlace al evento y la ubicación del mismo en el propio calendario. De esta forma, tendremos toda la información en un único lugar y a nuestro alcance en todo momento.
Los calendarios no solo sirven para recordarnos eventos, reuniones o fechas concretas, sino que son herramientas muy útiles para organizarnos el tiempo de trabajo poniendo en práctica el time-blocking. Es decir, se trata de establecer un horario estructurado de aquello que queremos hacer durante la jornada laboral, pero no sirve poner que la jornada laboral empieza a las 8:00 y termina a las 16:00: Hay que ser concisos y asignar a cada intervalo de tiempo una tarea. Es una manera de marcarse unos objetivos diarios e ir cumpliéndolos según la organización establecida en el calendario.
Cabe destacar que es necesario planificar el calendario con antelación para que se convierta en una herramienta eficiente. Por otro lado, los expertos aseguran que no hay que ser estricto con las horas. Es decir, no pasa nada si no se cumple un bloque. Algunas tareas no dependen solo de nosotros y, además, trabajar así puede ocasionar estrés. Simplemente se trata de organizar, aproximadamente, nuestro día a día.
¿Cuáles son las aplicaciones de calendario más utilizadas?
A continuación, te ofrecemos un listado de los calendarios para móvil que más se utilizan actualmente:
Google Calendar: Este calendario es un clásico, ya que es gratuito y está disponible para todas las versiones de iOS y Android. Es muy práctico y fácil de utilizar, además de que permite programar reuniones remotas con enlaces de vídeo y coordinar más de un calendario.
WeNote: A través de esta herramienta puedes crear notas, recordatorios y listas de herramientas con una estética colorida. Además puedes bloquear información privada para que tus datos confidenciales estén protegidos con una contraseña. Este calendario permite poner etiquetas, imágenes como archivos adjuntos, grabaciones de audio, etc.
Hubspot: Es un software gratuito para agendar citas y reuniones. Lo mejor es que esta herramienta se sincroniza con los calendarios de Google y Ofice 365. De esta forma, puedes ahorrar tiempo, ya que automatiza las tareas en cuanto a la programación de las reuniones.
TimeTree: Permite compartir actividades y tareas entre varias personas, y es una herramienta que pone mucho énfasis en la comunicación. Es decir, cada evento agendado cuenta con un chat que nos puede ayudar a mejorar la organización. También cuenta con la opción ‘Mantener’, que sirve para almacenar un evento y resolverlo más tarde, con el objetivo de evitar el estrés.
