Un correo electrónico desorganizado es el equivalente a tener un armario desordenado y abarrotado de prendas de ropa que no utilizamos, y en el que resulta imposible encontrar la prenda que necesitamos justo en el momento que la necesitamos. Debemos desechar todo aquello que ya no sirve y, sobre todo, organizarnos por categorías, tal y como lo haríamos en un armario.
En nuestro correo electrónico almacenamos una gran cantidad de información, pero si dicha información se encuentra de manera caótica y desordenada, puede que no nos resulte para nada útil. Más de la mitad de los usuarios lleva el correo electrónico configurado en al menos tres dispositivos, por lo que es importante que esté organizado de manera eficiente para que nos sea fácil utilizarlo en cada uno de los dispositivos a la hora de contactar con clientes y empleados.
Organizar los correos por carpetas. Una de las mejores estrategias para organizar el correo electrónico es crear carpetas. De esta forma, podemos insertar cada correo en las diferentes carpetas y mantener la bandeja de entrada vacía. A la hora de organizar las carpetas, no existe una sola manera de organización. Es decir, depende de la propia actividad de la empresa, de los proyectos en los que está trabajando, de las características concretas de un puesto de trabajo… Asimismo, podemos organizar las carpetas por aquellas categorías que necesitamos tener a mano: proyectos, clientes, eventos, presupuestos, facturas, etc. Además, en cada categoría también podemos agrupar carpetas divididas en subcategorías por fechas, clientes, proyectos, etc.
Desechar los correos que no aportan información de valor. Es importante establecer unos criterios para decidir qué es aquello que nos interesa guardar y aquello que ya no necesitamos. No podemos almacenar toda la información que recibimos durante años, ya que además consume espacio en el correo, sobre todo aquellos correos con archivos adjuntos pesados. En este caso, lo que se recomienda es descargar los archivos adjuntos y guardarlos en carpetas. Además, aquellos correos electrónicos que no aportan información de valor o resultan ser spam deben eliminarse al momento para que no se queden olvidados ocupando espacio. Por otro lado, en ocasiones tenemos correos que no queremos eliminar, pero que tampoco necesitamos tenerlos al alcance. En estos casos, podemos archivarlos. Es decir, descargarlos en el ordenador como un archivo.
Protegerse del spam y el phishing. Nuestro correo electrónico, ya sea el profesional como el personal, contiene información confidencial que no debe estar al alcance de cualquiera. Asimismo, es importante que nos protejamos del spam y el phishing. El spam puede llenar nuestra bandeja de entrada de información irrelevante y molesta. Por ello, debemos identificar el spam y ayudar a nuestro sistema a identificarlo: cuando un correo lo marcamos como spam, ya no nos llegará a nuestra bandeja de entrada. Ocurre lo mismo con el phishing. Si nos llega un mail de Correos avisándonos de que ha llegado nuestro paquete, cuando no hemos realizado ningún pedido, es muy probable que se trate de un ataque de phishing. Por lo tanto, debemos identificarlo y marcarlo como spam.
Herramientas para gestionar el correo electrónico. Existen algunas herramientas y extensiones para organizar el correo electrónico:
- Unroll.me: Permite cancelar la suscripción en masa de los registros seleccionados.
- Google Inbox: Se trata de una herramienta de Google que permite procesar cada correo electrónico como una tarea. A través de esta solución también se puede aplazar la lectura de un mensaje, así como crear recordatorios.
- Sortd: Gestiona los correos, las tareas y los trabajos en equipo desde el buzón de entrada de Gmail. También crea listas y columnas.
- IFTTT: Es una herramienta de productividad que permite automatizar tareas. Permite guardar mensajes de contactos relevantes, redireccionar documentos anexos para Dropbox o enviar recordatorios de correos electrónicos.
Un correo electrónico organizado nos ayudará a ser más eficientes en el trabajo, ya que tendremos la información que necesitamos al alcance y, por lo tanto, nuestras tareas estarán bajo control. Además, también nos ayudará a protegernos de ciberataques como el phishing.
