Julen Iturbe-Omatexe, consultor artesano experto en competencias digitales y docente en Mondragón Unibertsitatea: “Siempre ha habido necesidad de establecer criterios para la documentación, pero hoy en día, al añadirle el apellido ‘digital’ esta gestión ha cambiado”.
Todas las empresas trabajan hoy en día con documentos almacenados en diferentes dispositivos y aunque el concepto de oficina sin papeles pueda sonar muy bien, la realidad es que muchas veces en las empresas no se realiza una adecuada gestión documental, lo que puede suponer un auténtico caos de información que, al no estar almacenada debidamente, puede ocasionar pérdidas de datos e información importantes para el negocio.
La importancia de una adecuada gestión documental para las empresas
La gestión documental consiste en la captura, almacenamiento y recuperación de documentos que tiene una empresa. Julen Iturbe-Ormaetxe, consultor artesano experto en competencias digitales y docente en Mondragón Unibertsitatea, afirma que “la gestión documental como tal no es un concepto novedoso, ya que siempre ha habido necesidad de establecer criterios para la documentación, pero hoy en día, al añadirle el apellido ‘digital’ esta gestión ha cambiado. Existen específicamente gestores documentales, pero con ellos convive un día a día en el que se emplea la ofimática, cada vez más colaborativa. Esto obliga a enfrentarse a la gestión documental de forma proactiva”.
Parece que en plena era digital ya no nos sirve ordenar las carpetas de la A a la Z. Hoy en día, nos llega una factura, que comenzó con un pedido, y que se hizo a través de un registro electrónico. Por lo tanto, ¿todos esos documentos deben ir juntos o separados? ¿Cómo se debe gestionar la documentación en las empresas? Para Iturbe-Ormaetxe, no hay una única manera: “Cada organización tiene que encontrar su lógica, aunque la buena noticia es que podemos ayudar con criterios para que la decisión final sea la más adecuada. Siempre decimos que la gestión de la documentación no debe inventar criterios, sino que debe seguir aquellos que definen el sistema de gestión de la organización. Si esta se estructura por procesos, proyectos o áreas funcionales, ahí ya hay criterios”.
Una adecuada gestión documental aporta seguridad a la empresa, permite acceso a los documentos necesarios de una manera ágil, mejora la organización de trabajo, y le permite ahorrar en tiempo y costes. Iturbe-Ormaetxe destaca sobre todo dos ventajas: “Siempre buscamos emplear menos tiempo y conseguir un sistema robusto, que evite errores. En este sentido, esas deben ser las dos ventajas evidentes de una adecuada gestión documental”.
Herramientas útiles para la gestión documental digital
En la actualidad existen herramientas para todo, pero ¿existe alguna en particular para la documentación digital? “Aunque suene extraño, el correo electrónico sigue siendo esa herramienta de uso intensivo que, bien empleada, nos puede hacer personas muy efectivas. El correo electrónico es flujo en colaboración en sí mismo, Creo que, en general, tenemos una gran bolsa de mejora. Si lo empleamos bien habremos dado un gran paso y dicho esto, creo que también es necesario, por supuesto, un buen uso de la mensajería o de los clásicos ERP o CRM, sin olvidarnos de las aplicaciones de gestión de tareas en entornos ágiles” afirma Iturbe-Ormaetxe.
Por otro lado, para que un equipo trabaje con efectividad, ¿qué tipo de herramientas son útiles desde la perspectiva de las 5S Digitales y de una filosofía lean? “Es importante que se empleen herramientas que permitan mapear el conjunto de ficheros y carpetas con las que trabajamos para ver su se generan duplicados o si es complicado la navegación por los contenidos. Demasiadas veces se pierde el control porque realmente no sabemos todo lo que tenemos entre manos. Una herramienta para indexar los contenidos es un paso necesario. Después, en coherencia con lo que trabajamos en las 2S para ubicar e identificar bien los contenidos, pueden ser útiles las herramientas de renombrado masivo” afirma Iturbe-Ormatexe.
Además de las herramientas que podamos tener a nuestro alcance, Iturbe-Ormaetxe hace especial hincapié en el sistema de gestión a la hora de organizar los documentos: “La oferta de herramientas que nos pueden ayudar en la gestión documental es muy amplia, pero la cuestión es que, al margen del software que utilicemos, hay unos principios que son previos. Es muy importante establecer criterios de gestión documental”.
Si deseas más información, se tratarán todas estas cuestiones en la jornada ‘Digitalización de procesos internos – Selecciona las mejores herramientas para ti’ del Ciclo El Profesional Digital organizado con Mondragon Unibertsitatea (02/06). h
