Julen Iturbe-Ormaetxe, consultor artesano experto en competencias digitales profesionales y docente en Mondragon Unibertsitatea: “Muchas personas se sienten sobrepasadas por un tsunami digital que las agobia. Las 5S Digitales ayudan a tratar con ese ingente volumen”.
Uno de los mayores beneficios que ha traído la digitalización a las empresas es que se ha desechado el papel como soporte a la hora de trabajar. De esta forma, se genera un impacto positivo en el medio ambiente y, a efectos prácticos, aumenta la productividad de la empresa, ya que se eliminan las grandes pilas, carpetas y documentos que generan desorden y ruido visual. Sin embargo, ¿sabemos cómo organizar los archivos y carpetas en nuestros dispositivos? ¿Qué consecuencias puede ocasionar el desorden digital en una empresa?
Según Julen Iturbe-Ormaetxe, consultor artesano experto en competencias digitales profesionales y docente en Mondragon Unibertsitatea, “el papel contaba con un espacio limitado. Los bytes, en cambio, cuenta con almacenes más grandes y esto puede ocasionar que el ‘más’ se convierta en ‘menos’. Es lo que ocurre cuando quieres buscar un fichero que sabes que tienes pero no recuerdas cómo lo llamaste. A veces también puede ocurrir que te encuentres con varias versiones de un mismo fichero. En definitiva, el desorden digital hace que tengamos que emplear tiempo para encontrar algo y perdemos efectividad. El síndrome de Diógenes digital, lamentablemente, está bastante extendido”.
Actualmente, existen metodologías que pueden ayudarnos a establecer una organización y orden digital. En concreto, nos referimos a la metodología las 5S Digitales: “El objetivo de la metodología de las 5S digitales es reducir los tiempos de manipulación y emplear menos espacio de almacenaje digital” afirma Iturbe-Ormaetxe. Se trata de una metodología que surgió en Japón y se refiere a la clasificación (Seiri en japonés), orden (Seiton), limpieza (Seiso), control visual (Seiketsu) y disciplina (Shitsuke).
Entre los beneficios que aporta la metodología de las 5S Digitales a las empresas, Iturbe-Ormaetxe destaca los siguientes: “El beneficios más evidente es que se reduce el tiempo de trabajo en el entorno digital, pero va más allá. Favorece un conocimiento más detallado del trabajo, proporciona formación tecnológica de base muy adaptada a las necesidades concretas, reduce incidencias de ciberseguridad y, de alguna forma, se recupera el control sobre los flujos de información en la empresa”.
Además de tener un impacto positivo en la empresa, el orden digital también favorece a los empleados: “Buena parte del estrés en el trabajo tiene que ver con la ‘infoxicacion’. Es decir, muchas personas se sienten sobrepasadas por un tsunami digital que las agobia. Las 5S Digitales ayudan a tratar con ese ingente volumen. Por otro lado, en los proyectos en los que trabajamos para implementar las 5S Digitales, a menudo solemos identificar necesidades específicas de formación. Esta metodología proporciona a los empleados los recursos necesarios para que inviertan menos tiempo a la hora de realizar determinadas tareas” afirma Iturbe-Ormaetxe.
¿Qué tiene que hacer una empresa para implementar la metodología de las 5S Digitales? Según Iturbe-Ormaetxe, la metodología se plantea en 5 fases y se lanza en tres bloques, aunque antes de implementarlo aconseja elegir un proyecto piloto: “No se recomienda ir a por el todo. Es mejor identificar una zona de trabajo en la que queremos resultados durante los próximos 2 ó 3 meses. La táctica es conseguir una mejora evidente a través de un proyecto piloto y luego extenderlo a otras áreas. Las tres primeras fases son operativas, mientras que las dos últimas están pensadas para ayudar a mantener lo conseguido”.
Por otro lado, a la hora de implementar en la empresa la metodología de las 5S Digitales, Iturbe-Ormaetxe hace hincapié en la importancia de querer cambiar o mejorar: “¿Acaso quieres seguir en un entorno caótico de desorden digital? Si lo que deseas es aprender las habilidades necesarias para mejorar la fluidez de trabajo y ordenar tus soportes digitales, la metodología de las 5S Digitales puede ser de gran ayuda”.
