Emprender un proyecto en una empresa es complejo, además de costoso. Por ello, es necesario definir y planificar al detalle el proyecto a desarrollar teniendo en cuenta, principalmente, el objetivo final. Pero, además, hay que tener en cuenta a quién estará dirigido, cuáles serán las personas encargadas de hacer el proyecto, los recursos que se utilizarán para ello, definir el flujo de trabajo, calendarizar los pasos a seguir y cómo realizar el seguimiento del mismo. Durante el desarrollo del proyecto, pueden surgir errores que hagan que el proyecto se retrase. ¿Cuáles son los aquellos errores que pueden surgir? ¿Existen soluciones digitales que pueden ayudar a evitarlos?
Estos son los errores más frecuentes en la gestión de proyectos:
Mala planificación de los recursos. La gestión estratégica para planificar los recursos de la empresa no solo puede impactar negativamente en el proyecto, sino en toda la organización. Una carga de trabajo desequilibrada, la indisponibilidad de recursos, así como los presupuestos inflados son una de las principales razones que nos pueden llevar a planificar mal los recursos disponibles.
Visibilidad limitada del proyecto. En la gestión de proyectos, es muy importante poder acceder de forma eficaz y rápida a la información. Es decir, todos los miembros del equipo necesitan acceder a la información sobre el proyecto para conocer los plazos de entrega, recursos y demás información útil para poder gestionar dicho proyecto. Sin embargo, si existen dificultades para acceder a la información y, por lo tanto, la visibilidad del proyecto es limitada, esto hará que se empleen mal los recursos, que haya confusiones en cuanto a tareas y responsabilidades, así como malentendidos con los clientes.
Corrupción de alcance. Cuando definimos el alcance del proyecto hay que asegurarse de que haya un entendimiento entre el gerente de proyectos, las personas que lo desarrollarán y demás partes interesadas. Sin embargo, si no hay un alcance definido, no habrá un control concreto sobre lo que está incluido o no en los entregables del proyectos, y esto causará desorganización y caos. Así, el proyecto puede retrasarse e incluso fracasar. A esto también se le suele denominar ‘Scope creep’ o síndrome del lavadero.
Inexistencia de un Plan de gestión de Riesgos. A través de este se deben identificar y analizar los problemas a los cuales se enfrenta la empresa a la hora de desarrollar el proyecto, y aunque solo el 27% de las empresas cuenta con un Plan de Gestión de Riesgos, es importante para poder prevenir y mitigar dichos errores.
Procesos y flujos de trabajo ineficientes. Los flujos de trabajo ineficientes pueden causar un impacto negativo en el proyecto, ya que en vez de centrar nuestra atención en tareas clave para sacar el proyecto adelante, invertimos tiempo y esfuerzo en aquellas tareas que no son importantes. Así, una mala gestión del trabajo nos lleva a que invirtamos el doble de tiempo a la hora de realizar una tarea.
Son muchos los riesgos a los que se enfrentan las empresas en el desarrollo de un proyecto. Pero, ¿hay alguna manera de evitarlos? Actualmente, existen soluciones digitales que pueden facilitar muchísimo a las empresas el proceso de desarrollo del proyecto en toda su totalidad. Kanbanize es una de las herramientas digitales que ofrece muchas ventajas a las empresas.
Kanbanize es un software sencillo y muy intuitivo, y una solución muy completa para la gestión de proyectos. Entre sus beneficios, se encuentra la posibilidad de desarrollar una estrategia corporativa, desde el nivel ejecutivo hasta el nivel más operativo. Por otro lado, permite visualizar proyectos, iniciativas y portfolios mientras controla las dependencias. Además, optimiza los flujos de trabajo de entrega, permitiendo que los equipos obtengan control sobre sus flujos de trabajo.
Asimismo, Kanbanize no solo se trata de una herramienta para la gestión de cualquier proyecto. También es una opción perfecta para trabajar en equipo, aunque el equipo no trabaje en la misma localización física, ya que cuenta con varios tableros. Gestiona las tareas, optimizando el flujo de trabajo y, de esta forma, mejora las capacidades de entrega de la empresa. Por último, se trata de una herramienta intuitiva y muy visual que permite utilizarla con gran facilidad.
Se tratarán todas estas cuestiones en la jornada gratuita ‘Saca el máximo partido con Kanbanize’ organizada con 3TB Clear Desk.
