Igor Andrés, Consultor Comercial en Euskodata: “Los dos grandes beneficios de la digitalización son el ahorro en costes y mayor productividad”.
Documentos desordenados, mesas llenas de papeles acumulados, archivadores abiertos… Trabajar con papel puede resultar un caos, además de una pérdida de tiempo. Por eso, desde hace algunos años, se ha extendido el concepto ‘oficina sin papeles’, que persigue el objetivo de desechar el papel como soporte para apostar por el formato digital.
La pandemia ha cambiado por completo el funcionamiento y la manera de trabajar de las empresas y, por lo tanto, estas han tenido que adaptarse a un nuevo entorno de transformación digital. Igor Andrés, Consultor Comercial de Euskodata afirma que “desde la llegada del teletrabajo, las empresas se han visto obligadas a modificar su forma de actuar y, para poder prestar sus servicios, han tenido que optar por herramientas digitales, dejando atrás los servicios presenciales”.
Asimismo, parece que las empresas se dirigen poco a poco a un futuro más digital, con diferentes soportes como tablets, ordenadores o móviles, que ayudarán a aumentar la productividad y la sostenibilidad: “Estamos viviendo un proceso de transformación digital muy grande y, por ello, es el momento de digitalizar las oficinas. Los dos grandes beneficios de la digitalización son el ahorro en costes y una mayor productividad’ subraya Igor Andrés.
Sin duda, si se eliminan de las oficinas los papeles, bolígrafos, archivadores y demás material de oficina, las empresas podrán ahorrar en costes. En cuanto a la productividad, está claro que los documentos digitales se procesan con más rapidez que los que tienen como soporte el papel. Esto conlleva que los trabajadores de la empresa puedan invertir su tiempo en otras tareas más útiles, por lo que, a su vez, también se optimizaría el flujo de trabajo.
Sin embargo, estas no son las únicas ventajas que proporcionan las oficinas sin papeles. La digitalización también permite más rapidez de acceso a la información. Ya no hace falta rebuscar entre los archivadores aquel documento de hace varios años. Toda la información se encuentra al alcance de cualquiera con apenas un clic. Por otro lado, una mayor facilidad para intercambiar información, mayor seguridad y confidencialidad, la agilidad en el cierre de negociaciones o el respeto por el medio ambiente son otras de las ventajas que nos proporcionan las oficinas sin papeles.
Una de las herramientas que puede servir de ayuda a aquellas empresas que quieran digitalizar sus oficinas, es Docuware: “Es un software de gestión documental en la nube que automatiza los flujos de trabajo en las empresas. Puede digitalizar, proteger y trabajar con documentos y, a continuación, optimizar los procesos que impulsan el negocio. Docuware es perfecto para equipos remotos y distribuidos en distintas oficinas que necesitan operar a plena productividad” afirma Igor Andrés.
Además, Docuware puede ofrecer grandes ventajas a las empresas como búsquedas flexibles, acceso móvil, ficheros digitales, búsqueda integrada, documentos vinculados, así como entrega automática para su edición y actualización. Esta herramienta, además de facilitar el trabajo a los empleados, permite que las empresas ahorren en coste y tiempo: “Al menos un 20% de tus costes se va en archivar, actualizar y buscar documentos. A eso hay que añadirle el tiempo que se invierte clasificando, el tóner de la impresora, el material de archivo, las copias… Esto no ocurre con un software de gestión documental. Aporta productividad y reduce el tiempo que se invierte realizando tareas que no son tan importantes”.
La digitalización va ganando terreno, mientras que el papel va desapareciendo de las oficinas. De esta forma, las empresas se dirigen hacia un futuro digital al que hay que adaptarse cuanto antes si lo que quieren es tener una ventaja competitiva dentro del mercado.
Se tratarán todas estas cuestiones en la jornada ‘Bienvenid@s a la oficina sin papeles’ con Euskodata y Docuware.
